Bonificar formación no es difícil, pero tiene reglas. Y las reglas se incumplen casi siempre por las mismas razones: prisa, desconocimiento o confiar en que «ya lo arreglará la asesoría». El resultado es una bonificación perdida o, peor, una bonificación que FUNDAE o la Inspección de Trabajo reclaman años después con intereses.
Después de gestionar formación bonificada para muchas empresas de Mallorca, estos son los errores que vemos repetirse. Léelos antes de programar tu próximo curso.
Errores de plazo: los que más cuestan
El primer bloque de errores tiene que ver con el calendario. La normativa (Ley 30/2015 y RD 694/2017) exige comunicar cada grupo a FUNDAE antes de que empiece, con una antelación mínima, y justificarlo al terminar. No hay excepciones ni segundas oportunidades.
- Empezar el curso y comunicarlo después. La comunicación de inicio no es retroactiva: un grupo que ya ha arrancado no se puede bonificar.
- Comunicar con menos días de los exigidos. Si el formador solo puede el lunes y hoy es jueves, ese grupo no entra. Muévelo a la semana siguiente.
- Cambiar el horario, la fecha o el aula sin comunicarlo antes. Un grupo impartido en un horario distinto al comunicado es un grupo sin bonificación.
- Aplicar la bonificación antes de comunicar la finalización, o fuera del ejercicio. El límite es la liquidación de diciembre del año en que termina el curso.
Tenemos una guía completa de fechas en plazos para comunicar la formación a FUNDAE. Si te quedas con una sola idea, que sea esta: primero se comunica, después se forma, después se bonifica.
Errores con los participantes
El crédito de formación es para los trabajadores por cuenta ajena de tu empresa que cotizan por formación profesional. Parece obvio, pero en una pyme familiar de Mallorca es frecuente que se cuelen participantes que no pueden bonificarse:
- El empresario autónomo o los administradores que cotizan en el régimen de autónomos. Pueden hacer el curso, pero su plaza la paga la empresa.
- Trabajadores de otra empresa del grupo o de un proveedor. Cada empresa bonifica solo a su plantilla, con su propio crédito.
- Personas en prácticas sin contrato laboral, becarios o colaboradores sin alta en la Seguridad Social.
- Trabajadores que causan baja en la empresa antes de terminar el curso: solo puede bonificarse la parte proporcional y hay que comunicarlo.
- Un mismo trabajador en dos grupos que se solapan en horario, o en formación que coincide con su horario de trabajo comunicado como fuera de jornada. Son incoherencias que FUNDAE detecta.
Errores en la asistencia y la documentación
La hoja de control de asistencia es la prueba de que la formación existió. Es lo primero que pide FUNDAE en una visita de seguimiento y lo primero que falla. Los errores clásicos:
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Firmar toda la semana el primer día | Asistencia no válida; la firma debe corresponder a cada sesión | Firmar al entrar en cada sesión, alumnos y formador |
| Hojas sin la firma del formador | El documento pierde valor probatorio | El formador firma cada día y cierra la hoja al finalizar |
| Faltas superiores al 25 % de las horas | El participante no se considera finalizado y no bonifica | Controlar la asistencia sesión a sesión y avisar a tiempo |
| No conservar facturas, diplomas o registros | Imposible justificar el coste en una revisión | Archivar el expediente completo de cada grupo |
| Teleformación sin registros de la plataforma | Sin actividad registrada no hay formación demostrable | Usar una plataforma con seguimiento y controles de aprendizaje |
La documentación de cada grupo debe conservarse durante el plazo que marca la normativa, porque FUNDAE y la Inspección pueden revisar las bonificaciones años después. Guardar un PDF con todo el expediente cuesta cinco minutos; reconstruirlo después es imposible.
Errores con los costes y el crédito
Aquí los fallos son de cálculo. El más habitual es bonificar más de lo que corresponde: más que el crédito disponible, más que el coste máximo bonificable por participante y hora según la modalidad, o más de lo que dice la factura. Todo lo que exceda hay que devolverlo.
El segundo es olvidar la cofinanciación privada. Las empresas de más de 5 trabajadores tienen que aportar un porcentaje del coste de la formación. Casi siempre se cubre con el salario de las horas de curso en jornada laboral, pero si toda la formación se hace fuera del horario y se bonifica el 100 %, el requisito no se cumple. Lo explicamos con las cifras en cómo calcular el crédito de formación.
El tercero es no estar al corriente con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social en el momento de aplicar la bonificación. Un aplazamiento sin resolver o una deuda pequeña bloquea la bonificación de ese mes.
Errores de planificación
Dejarlo todo para diciembre
Los grupos de fin de año no dejan margen para cerrar costes. Termina la formación importante en noviembre.
No informar a la representación de los trabajadores
Si hay delegados o comité, deben conocer la formación antes del inicio. Su falta de información invalida la bonificación.
Bonificar lo que no es formación
Jornadas comerciales, congresos o reuniones de equipo no son acciones formativas. Deben tener objetivos, contenidos y evaluación.
Elegir el curso por el crédito y no por la necesidad
Gastar el crédito por gastarlo genera grupos sin asistencia. Empieza por la formación obligatoria y la que mejore el negocio.
¿Qué pasa si FUNDAE detecta un error?
FUNDAE realiza visitas de seguimiento durante la formación y controles posteriores sobre la documentación. Si detecta incumplimientos, la empresa debe devolver la bonificación aplicada de forma indebida, con los intereses correspondientes, a través de la Tesorería General de la Seguridad Social. En casos graves la Inspección de Trabajo puede además imponer sanciones por aplicación indebida de bonificaciones.
La buena noticia es que casi todos estos errores son de proceso, no de fondo. Con una entidad organizadora que controle los plazos, revise las hojas de asistencia y calcule los costes, el riesgo desaparece. Ese es exactamente nuestro trabajo, tanto en los cursos presenciales como en la teleformación.
Bonifica sin errores: nosotros vigilamos los plazos
Nos ocupamos de plazos, documentación y costes para que bonifiques sin riesgo. Tú solo eliges el curso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo bonificar un curso que ya han hecho mis trabajadores el mes pasado?
No. La formación debe comunicarse a FUNDAE antes de empezar, con la antelación mínima exigida. Un curso ya realizado no puede bonificarse, aunque conserves las facturas y los diplomas.
¿Qué pasa si un alumno falta a varias sesiones?
Para considerarse finalizado, el participante debe asistir al menos al 75 % de las horas del curso presencial. Si falta más, no bonifica y hay que comunicarlo así en la finalización del grupo.
¿Me pueden reclamar una bonificación de hace tres años?
Sí. FUNDAE y la Inspección de Trabajo pueden revisar las bonificaciones aplicadas dentro del plazo de prescripción que marca la normativa. Por eso hay que conservar toda la documentación justificativa de cada grupo.
Si la formación la gestiona una entidad organizadora, ¿la responsabilidad es suya?
La entidad organizadora responde de los trámites que realiza, pero la empresa bonificada sigue siendo la responsable ante FUNDAE y la Seguridad Social. Por eso conviene elegir una entidad que trabaje con rigor y te entregue el expediente completo de cada curso.
