La formación bonificada no falla por el contenido del curso ni por el formador. Falla por los plazos. Un grupo comunicado tarde, un cambio de horario que nadie avisó o una finalización que se quedó sin cerrar, y la empresa se queda sin bonificar un curso que ya ha pagado.
Aquí tienes, en orden cronológico, todas las comunicaciones que hay que hacer a FUNDAE y cuándo hacerlas. Si trabajas con nosotros como entidad organizadora, de esto nos encargamos nosotros, tanto en los cursos presenciales como en la teleformación; pero conviene que sepas cómo funciona para planificar bien las fechas.
¿Por qué hay que comunicar la formación a FUNDAE?
La formación programada por las empresas se financia con fondos públicos, los de la cuota de formación profesional. La Ley 30/2015 y el RD 694/2017 exigen que la Administración pueda comprobar que la formación se ha hecho de verdad, con quién y cuánto ha costado. Por eso cada grupo formativo se registra en la aplicación telemática de FUNDAE antes de empezar y se justifica al terminar.
Puede hacer las comunicaciones la propia empresa, con su certificado digital, o una entidad organizadora a la que la empresa autoriza mediante un convenio de agrupación. En ambos casos la responsable de la bonificación sigue siendo la empresa, así que los plazos te afectan igual.
Comunicación de inicio: la más importante
Antes de que arranque cada grupo hay que dar de alta en FUNDAE la acción formativa y el grupo. Con carácter general, la comunicación de inicio debe hacerse con una antelación mínima de siete días naturales a la fecha de comienzo. Si la haces con menos margen, el sistema no admite el grupo y la formación deja de ser bonificable.
En la comunicación de inicio se informa de:
- La acción formativa: denominación, objetivos, contenidos, número de horas y modalidad (presencial, teleformación o mixta).
- El grupo: fecha de inicio y fin, horario, lugar de impartición y si se hace dentro o fuera de la jornada laboral.
- El formador o tutor y el centro que imparte, si no es la propia empresa.
- La relación de participantes, con sus datos identificativos y de afiliación a la Seguridad Social.
- El coste previsto de la formación.
La comunicación de inicio no es retroactiva. Un curso que ya ha empezado, o que se comunicó fuera de plazo, no se puede bonificar aunque cumpla todos los demás requisitos. Es el error más caro y el más fácil de evitar.
Además, si tu empresa tiene representación legal de los trabajadores (delegados de personal o comité), debes informarles de la formación prevista antes del inicio y darles el plazo que marca la normativa para que emitan su informe. Si no hay representación, basta con que los trabajadores conozcan la formación.
Cambios y cancelaciones antes de empezar
La realidad de una pyme es cambiante: un formador enfermo, una semana de mucho trabajo, dos alumnos que se incorporan tarde. La aplicación de FUNDAE permite modificar el grupo, pero siempre antes de que el cambio se produzca. Estas son las situaciones más habituales:
| Situación | Qué hacer | Cuándo |
|---|---|---|
| Cambio de fecha de inicio, horario o lugar | Modificar el grupo en la aplicación | Antes de la fecha u hora afectada |
| Añadir o quitar participantes | Actualizar la relación de participantes | Antes del inicio del grupo (las bajas también pueden comunicarse después, con menos alumnos que finalizan) |
| Cancelar el grupo | Comunicar la cancelación | Antes de la fecha de inicio comunicada |
| Aplazar el curso sin fecha | Cancelar y volver a comunicar un grupo nuevo | Con la antelación mínima de inicio, contando desde la nueva fecha |
Ten en cuenta que un grupo comunicado y no cancelado que después no se imparte puede tener consecuencias en una inspección de FUNDAE. Si se cae el curso, cancélalo.
Comunicación de finalización y costes
Cuando el grupo termina hay que cerrar el expediente en la aplicación. Se comunica qué participantes han finalizado la formación (en presencial, quienes han asistido al menos al 75 % de las horas; en teleformación, quienes han realizado el 75 % de los controles de aprendizaje), y se detallan los costes: los directos de la formación (formador, materiales, aulas, plataforma), los indirectos y, si la hay, la parte de la entidad organizadora.
Esta comunicación debe hacerse en el plazo que fija la normativa tras la finalización del grupo y, en todo caso, antes de aplicar la bonificación. Sin comunicación de finalización no hay importe que bonificar. Es el momento también de guardar la documentación del grupo: control de asistencia firmado, registros de la plataforma, facturas y el diploma de cada alumno.
¿Hasta cuándo se puede aplicar la bonificación?
La bonificación se practica en las cuotas a la Seguridad Social a partir del mes siguiente al de finalización de la formación. El límite es el ejercicio en curso: la última oportunidad es la liquidación de cuotas de diciembre del año en que termina el curso. El crédito no utilizado en ese ejercicio, salvo que lo hayas reservado, se pierde.
De ahí nuestro consejo más repetido: no programes la formación importante para diciembre. Si el grupo termina en noviembre, tienes margen para cerrar costes y bonificar con tranquilidad. Si termina el 20 de diciembre, cualquier retraso te deja fuera. Para saber cuánto crédito tienes que gastar antes de fin de año, lee cómo calcular el crédito de formación.
Calendario tipo para una pyme de Mallorca
Enero
Consulta el crédito del año. Decide qué formación obligatoria toca renovar (PRL, alimentos, alérgenos, datos) y qué formación quieres añadir.
Febrero a junio
Programa la formación obligatoria y la de temporada baja. En hostelería, antes de que arranque la temporada. Cada grupo, comunicado con al menos siete días naturales.
Septiembre y octubre
Segunda tanda: ofimática, idiomas, ventas, competencias digitales. Cierra los grupos con margen.
Noviembre
Último mes recomendable para terminar cursos. Comunica finalizaciones y costes.
Diciembre
Tu asesoría aplica las últimas bonificaciones. Revisa que no quede crédito sin usar.
¿Prefieres que llevemos nosotros el calendario de FUNDAE?
Nos encargamos de todas las comunicaciones a FUNDAE en plazo y te avisamos de cada importe a bonificar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si comunico el curso con menos de siete días de antelación?
La aplicación de FUNDAE no admite el grupo y la formación no es bonificable. Puedes retrasar la fecha de inicio para cumplir el plazo o hacer el curso sin bonificación, pero no hay forma de recuperarla después.
¿Puedo cambiar el horario de un curso ya comunicado?
Sí, siempre que comuniques el cambio en la aplicación antes de que se produzca. Un cambio comunicado después de la fecha u hora afectada no tiene validez y puede invalidar la bonificación de ese día.
¿Cuándo se descuenta la bonificación de los seguros sociales?
A partir de la liquidación de cuotas del mes siguiente al de finalización del grupo, y como máximo en la de diciembre del mismo año. Tu asesoría laboral la aplica con el importe que resulta de la comunicación de finalización.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación del curso?
La empresa debe conservar la documentación justificativa (asistencia, registros, facturas, diplomas) durante el plazo que marca la normativa, ya que FUNDAE y la Inspección pueden requerirla años después de la bonificación. Nosotros la custodiamos por ti.
