Cuando encargas la formación bonificada a una entidad organizadora, la factura que recibes no es un simple «curso de inglés, 20 horas». Detrás hay dos tipos de coste muy distintos: lo que cuesta impartir el curso y lo que cuesta organizarlo ante FUNDAE. El segundo tiene nombre propio, costes de organización, y unas reglas que conviene conocer.
Si la factura no los separa, tu empresa puede encontrarse con que no sabe qué declarar al cerrar el curso, o con que una parte del gasto no se puede justificar en un control. Te explicamos qué son, cuánto pueden suponer y cómo debe venir la factura.
¿Qué son los costes de organización?
Son los costes de las funciones que hace la entidad externa a la que tu empresa encarga la organización de la formación. El Real Decreto 694/2017 (artículo 16) los define como los derivados de esas funciones, distintos de los costes directos e indirectos de la formación.
En la práctica incluyen el trabajo de organizar y tramitar la formación: detectar necesidades, preparar las acciones y los grupos, comunicarlos a FUNDAE en plazo, controlar la asistencia, reunir la documentación, comunicar la finalización y calcular la bonificación que tu gestoría aplicará en los seguros sociales.
Solo existen si hay encargo. La Ley 30/2015 (artículo 7.3) dice que se pueden financiar en la formación programada siempre que la empresa encomiende la organización a una entidad externa. Si tu empresa organiza ella misma su formación, no hay costes de organización: si contrata a alguien solo para la gestión administrativa, el Real Decreto 694/2017 (artículo 14) permite imputar ese gasto como coste indirecto.
¿Cuánto pueden suponer? Los topes según tu plantilla
La misma Ley 30/2015 fija un máximo sobre el coste de la actividad formativa, que depende del tamaño de la empresa. FUNDAE lo recoge igual en sus orientaciones de costes para las acciones programadas por las empresas:
Tope de los costes de organización
| Plantilla de la empresa | Máximo de costes de organización |
|---|---|
| De 1 a 5 trabajadores | 20 % del coste de la actividad formativa |
| De 6 a 9 trabajadores | 15 % |
| 10 trabajadores o más | 10 % |
El tope es más alto en las microempresas por una razón lógica: organizar un curso para dos personas cuesta casi lo mismo que para veinte, y sin ese margen a nadie le compensaría gestionar su formación.
No hay que confundirlos con los costes indirectos (luz, limpieza, personal de apoyo, gestión administrativa…), que tienen su propio límite: según el Real Decreto 694/2017, la suma de los indirectos de la empresa y de la entidad que imparte no puede superar el 10 % del coste total de la actividad formativa.
¿Por qué la factura tiene que desglosarlos?
Por dos motivos, uno práctico y otro de control.
El práctico: cuando se comunica la finalización de un grupo a FUNDAE, hay que informar de los costes del curso separados en directos, indirectos y de organización. Con esos datos, la aplicación calcula el máximo que tu empresa puede bonificarse, que es el menor entre el crédito disponible, los costes reales y el límite por módulos económicos. Si la factura no distingue los conceptos, no hay de dónde sacar cada cifra.
El de control: las preguntas frecuentes de costes de FUNDAE dicen que, si se encomienda la organización, la factura debe desglosar, al menos, los costes directos y los de organización, identificando la actividad bonificada y describiendo el servicio prestado. Una factura con un único importe global obliga a reconstruir después el reparto, justo cuando alguien lo pregunta.
Qué debe incluir una factura de formación bonificada
- Los requisitos de cualquier factura: número y serie, fecha, datos fiscales y domicilio de quien la emite y de tu empresa.
- La denominación de la acción formativa, el número de acción y de grupo, las fechas de inicio y fin, las horas facturadas y el número de participantes.
- Los costes de impartición (directos) separados de los costes de organización, con la descripción de cada servicio.
- Si hay material, el detalle del material y el número de unidades; si es teleformación, el desglose de lo que incluye el servicio de la plataforma.
- El IVA, si lo hay, aparte: como regla general no es un coste bonificable, salvo para entidades exentas o no sujetas.
Además de la factura, guarda el justificante de pago. FUNDAE pide que los pagos de la formación bonificada estén hechos antes del último día hábil de presentación del recibo de liquidación de cotizaciones de diciembre del ejercicio, y que la documentación se conserve durante cuatro años.
¿Qué pasa si la entidad cobra organización y no la declara?
Que tu empresa paga un concepto que después no se puede bonificar. Si en la finalización los costes de organización van a cero, la bonificación se calcula solo con el resto, y la diferencia sale del bolsillo de la empresa aunque le quedara crédito.
También puede pasar lo contrario: que se declaren costes de organización por encima del tope de tu tramo de plantilla. En ese caso el exceso no es bonificable y, si se ha aplicado, puede tener que devolverse tras un control. Por eso conviene que el precio y su reparto se hablen antes de firmar, no al recibir la factura.
¿Y la cofinanciación privada?
Es otra pieza que se calcula con los costes. Las empresas de más de cinco trabajadores tienen que aportar una parte del coste de su formación, y para calcularla cuentan también los costes salariales de los trabajadores que se forman en jornada, aunque no se bonifiquen. Según la guía de FUNDAE, el porcentaje mínimo va del 5 % en empresas de 6 a 9 trabajadores al 40 % en las de 250 o más. Lo explicamos con ejemplos en cómo calcular el crédito de formación de tu empresa.
Cinco preguntas para hacer antes de contratar
- ¿Qué parte del precio es impartición y qué parte es organización?
- ¿Los costes de organización respetan el tope de mi tramo de plantilla?
- ¿Cuánto me voy a poder bonificar con mi crédito disponible?
- ¿Quién comunica el inicio y la finalización a FUNDAE, y en qué plazos?
- ¿Recibiré la carta con el importe y el boletín en el que aplicar la bonificación?
Si alguna respuesta no está clara, es el momento de preguntarlo. Para no caer en los fallos habituales, repasa también los errores frecuentes al bonificar la formación.
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Te decimos tu crédito antes de empezar, te explicamos el reparto de costes de cada curso y mandamos a tu gestoría la carta de bonificación.
Preguntas frecuentes
¿Los costes de organización se pueden bonificar?
Sí, siempre que la empresa haya encomendado la organización de su formación a una entidad externa y no superen el tope de su tramo de plantilla: 20 % del coste de la actividad formativa de 1 a 5 trabajadores, 15 % de 6 a 9 y 10 % en el resto.
¿Puede venir todo en una sola factura?
Sí, siempre que desglose al menos los costes de impartición y los de organización, identifique la actividad bonificada y describa el servicio prestado.
¿Son lo mismo los costes indirectos y los de organización?
No. Los indirectos son gastos generales y de gestión de la formación (luz, limpieza, personal de apoyo…), con un máximo del 10 % del coste total. Los de organización corresponden a las funciones de la entidad externa a la que se encarga la organización y tienen su propio tope según la plantilla.
¿Qué plantilla se usa para saber mi tope?
La ley habla de los trabajadores que la empresa tiene en plantilla, sin más detalle. Si tu empresa está justo en el límite de un tramo, consúltanos antes de fijar el precio y lo revisamos con los datos de tu adhesión.
