Llega un inspector a la obra de Llucmajor, a la cocina del restaurante de Portocolom o a la tienda de Inca. Pide hablar con el responsable, enseña su acreditación y empieza a preguntar. A ti, y a tus trabajadores. Lo que ocurra en la siguiente hora depende de dos cosas: de que la documentación exista y esté localizable, y de que la plantilla sepa responder porque lo que hay en el papel es verdad.
La formación es una parte central de esa visita: la de prevención de riesgos, la de manipulación de alimentos si eres de alimentación, la de protección de datos, la del protocolo contra el acoso. Te contamos quién inspecciona qué, qué documentos te van a pedir, qué preguntan a los empleados y cómo dejarlo todo preparado con antelación, aprovechando el crédito de formación.
¿Quién inspecciona qué?
| Organismo | Qué comprueba | Documentación de formación que suele pedir |
|---|---|---|
| Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) | Contratos y altas, jornada y registro horario, prevención de riesgos, igualdad y acoso, extranjería, cotizaciones y bonificaciones | Certificados de formación e información en PRL por puesto, formación de equipos de trabajo, personal de emergencias, difusión del protocolo contra el acoso, documentación de la formación bonificada |
| Sanidad y consumo (Conselleria y ayuntamientos) | Higiene alimentaria, APPCC, alérgenos, etiquetado, desperdicio alimentario | Formación de manipuladores de alimentos, plan de formación del APPCC, formación en alérgenos |
| Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) | Cumplimiento del RGPD, casi siempre a raíz de una denuncia | Medidas organizativas: formación del personal en protección de datos, instrucciones a los empleados |
| FUNDAE y Servicio Público de Empleo Estatal | Que la formación bonificada se hizo como se comunicó | Controles de asistencia, registros de la plataforma, diplomas, información a la representación legal, costes |
¿Qué documentación de formación te van a pedir?
Formación en PRL por puesto
Certificado de cada trabajador con contenidos, horas, fecha y entidad, centrado en los riesgos de su puesto (artículo 19 de la Ley 31/1995). También la de los nuevos y la de los que cambiaron de tarea.
Información de riesgos y entrega de EPI
Recibí firmado de la información sobre los riesgos del puesto (artículo 18) y de la entrega de equipos de protección, con fecha.
Equipos de trabajo y sector
Formación específica de carretillas, plataformas o trabajos en altura con autorización escrita; en construcción, la de 20 horas por oficio y la TPC.
Emergencias y primeros auxilios
Quién está designado para primeros auxilios, evacuación e incendios, y con qué formación (artículo 20).
Manipulador y alérgenos
Certificados de manipulación de alimentos de cocina y sala, formación en alérgenos y el plan de formación dentro del APPCC.
Acoso, igualdad y datos
Protocolo contra el acoso con acuses de recibo y formación; plan de igualdad si te toca; formación en protección de datos y las instrucciones dadas al personal.
¿Qué preguntan a los trabajadores?
La Inspección puede entrevistar a cualquier persona de la plantilla, sin que tú estés delante. Las preguntas son sencillas y van a lo mismo: si lo que dice el papel se corresponde con la realidad.
- ¿Conoces los riesgos de tu puesto? ¿Te los explicaron? ¿Cuándo?
- ¿Has hecho algún curso de prevención? ¿De qué? ¿Cuánto duró? ¿Dentro o fuera del horario?
- ¿Qué haces si hay un incendio o si un compañero se lesiona? ¿Quién está encargado?
- ¿Te han dado guantes, casco, arnés o calzado? ¿Los usas? ¿Quién te enseñó?
- ¿Sabes qué es el protocolo contra el acoso y a quién acudir?
- ¿A qué hora entras y sales? ¿Cómo se registra?
- Si has hecho un curso bonificado: ¿lo hiciste de verdad? ¿Quién lo impartía? ¿Firmaste asistencia o entraste en la plataforma?
Un certificado de un curso que el trabajador no recuerda haber hecho es peor que no tener certificado. La formación tiene que ser real, y la plantilla tiene que saber que la hizo y para qué.
¿Y si la inspección viene por la formación bonificada?
La formación programada por las empresas se financia con bonificaciones en las cotizaciones, así que su control corresponde tanto a FUNDAE y al Servicio Público de Empleo Estatal como a la propia Inspección de Trabajo. Lo que comprueban es que la acción formativa comunicada se realizó tal como se comunicó: fechas, horario, participantes, modalidad, formador, lugar. Y que la empresa cumplió sus obligaciones: información previa a la representación legal de los trabajadores si existe, comunicación de inicio y de finalización en plazo, controles de asistencia o de conexión, diplomas y, si procede, la aportación privada.
Si la formación se hizo bien, no hay problema; si se comunicó y no se hizo, o se hizo distinta, la bonificación se devuelve con los intereses correspondientes y puede haber sanción. Tienes los detalles en plazos para comunicar la formación a FUNDAE y en errores frecuentes al bonificar la formación.
¿Cómo prepararte con tiempo?
Haz el inventario de obligaciones
Según tu sector y tu plantilla: PRL siempre; manipulador y alérgenos si sirves comida; equipos de trabajo si los hay; protocolo contra el acoso siempre; plan de igualdad desde 50 personas; RGPD siempre.
Monta la carpeta
Física o digital, con un apartado por trabajador: contrato, información de riesgos, entrega de EPI, certificados de formación, reconocimiento médico. Y un apartado general: plan de prevención, evaluación, planificación, protocolo, registro retributivo.
Cruza plantilla y certificados
Una tabla con cada persona y cada formación obligatoria. Los huecos son tu lista de formación pendiente; casi toda es bonificable.
Programa lo que falta
Con el crédito de formación del año, en teleformación para lo teórico y presencial para lo práctico. Comunica cada curso a FUNDAE en plazo.
Haz un simulacro interno
Pide a un encargado que haga de inspector: que pida tres documentos al azar y haga tres preguntas a dos trabajadores. Lo que falle, corrígelo.
Errores que se ven en casi todas las visitas
- Formación en PRL genérica, igual para el albañil que para la administrativa, sin relación con el puesto.
- Trabajadores incorporados en temporada que empiezan a trabajar antes de recibir la información y la formación de riesgos.
- Certificados de manipulador de alimentos de personas que ya no están y ninguno de las que están.
- Carretilleros sin autorización escrita aunque tengan el curso.
- Protocolo contra el acoso que existe en el ordenador del gerente y que nadie en la plantilla conoce.
- Documentación dispersa entre la gestoría, el servicio de prevención y la entidad de formación, sin nadie que la tenga junta.
Si quieres revisar antes lo que exige la prevención, empieza por plan de prevención para pymes: qué debe incluir y, si sirves comida, por carnet de manipulador de alimentos: qué dice la ley.
Pon tu documentación de formación al día
Revisamos contigo qué formación obligatoria falta en tu plantilla, la impartimos con bonificación de FUNDAE y te entregamos los certificados ordenados por trabajador.
Preguntas frecuentes
¿La Inspección avisa antes de venir?
No tiene obligación de hacerlo. Puede presentarse sin previo aviso en el centro de trabajo o citarte en sus oficinas con la documentación. Por eso la carpeta debe estar siempre al día, no prepararse cuando llega la citación.
¿Qué pasa si me falta un certificado de formación en el momento de la visita?
Lo habitual es que la Inspección te requiera para aportarlo en un plazo o para subsanar. Si la formación existe, aporta el certificado; si no existe, programarla de inmediato ayuda, pero no borra el incumplimiento previo.
¿Sirven los certificados de cursos hechos en una empresa anterior?
Para la formación de PRL, el artículo 19 exige que sea específica del puesto en tu empresa, así que un curso general anterior no basta por sí solo. Para manipulador de alimentos o para equipos de trabajo puede valer como acreditación si está documentado y se corresponde con la tarea.
¿Puedo bonificar la formación que la Inspección me ha exigido?
Sí. La formación obligatoria en PRL, manipulación de alimentos, protección de datos o prevención del acoso es formación programada por la empresa y se financia con el crédito de FUNDAE.
