«Tengo contratado un servicio de prevención, así que ya está.» Es una frase que oímos a menudo en pymes de Mallorca, y no es del todo cierta. Contratar un servicio de prevención ajeno es una parte; la otra es que tu empresa tenga un plan de prevención real, integrado en el día a día y conocido por la plantilla.
En este artículo te explicamos qué es exactamente el plan de prevención, qué debe incluir según la ley y cómo puede hacerlo una empresa pequeña sin convertirlo en una carpeta que nadie abre.
¿Qué es el plan de prevención y quién debe tenerlo?
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales parte de una idea (artículo 14): los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz y el empresario tiene el deber de garantizarla. El artículo 15 fija los principios para hacerlo: evitar los riesgos, evaluar los que no se puedan evitar, combatirlos en su origen, adaptar el trabajo a la persona y dar las debidas instrucciones.
El artículo 16 concreta la herramienta: la prevención debe integrarse en el sistema general de gestión de la empresa mediante un plan de prevención de riesgos laborales. Ese plan es obligatorio para toda empresa con trabajadores, sin mínimo de plantilla. Un salón de estética con tres empleadas necesita uno igual que un hotel de doscientas habitaciones. Lo que cambia es la complejidad, no la obligación.
¿Qué debe incluir el plan de prevención?
El artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención (RD 39/1997) detalla el contenido mínimo. Debe reflejarse en un documento, aprobado por la dirección, asumido por toda la estructura y conocido por los trabajadores. Estos son sus apartados:
- Identificación de la empresa: actividad, número y características de los centros de trabajo, número de trabajadores y características relevantes para la prevención.
- Estructura organizativa: niveles jerárquicos y cauces de comunicación en relación con la prevención.
- Organización de la producción: procesos técnicos, prácticas y procedimientos organizativos en cuanto afecten a la prevención.
- Organización de la prevención: la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existentes (delegados de prevención, comité de seguridad y salud).
- Política, objetivos y metas en materia preventiva, y los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de que dispone la empresa.
Plan, evaluación y planificación: tres piezas que van juntas
El plan de prevención se aplica a través de dos instrumentos que también nombra el artículo 16 de la LPRL: la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Conviene no confundirlos.
| Documento | Qué responde | Ejemplo en un restaurante |
|---|---|---|
| Plan de prevención | ¿Cómo está organizada la prevención en la empresa? ¿Quién hace qué? | El gerente asume la dirección, hay un servicio de prevención ajeno, el jefe de cocina supervisa el uso de EPI |
| Evaluación de riesgos | ¿Qué riesgos hay en cada puesto y cuál es su gravedad? | Cortes y quemaduras en cocina, caídas por suelo húmedo en sala, sobreesfuerzos en almacén |
| Planificación preventiva | ¿Qué medidas se toman, quién las ejecuta, cuándo y con qué recursos? | Guantes anticorte antes de junio, formación de nuevos camareros en marzo, revisión de extintores cada año |
La evaluación debe revisarse cuando cambian las condiciones de trabajo, cuando se producen daños a la salud o cuando la planificación revele que las medidas no bastan. La planificación, por su parte, debe incluir la formación de los trabajadores, las medidas de emergencia y la vigilancia de la salud. Esa formación por puesto es la que impartimos y bonificamos en nuestro servicio de prevención de riesgos laborales.
¿Puede una pyme hacerlo de forma simplificada?
Sí. El artículo 16.2 bis de la LPRL permite a las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I del RD 39/1997 reflejar el plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de forma simplificada, en un único documento. Es la opción natural para la mayoría de bares, tiendas, centros infantiles y salones de estética de la isla.
Además, si tu empresa tiene hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si solo tiene un centro de trabajo) y no realiza actividades del anexo I, puedes asumir personalmente la actividad preventiva, salvo la vigilancia de la salud, siempre que estés habitualmente en el centro y tengas la formación necesaria. Para estos casos el INSST mantiene Prevencion10.es, un servicio público que te guía para evaluar los riesgos y generar la documentación.
Simplificado no significa opcional. Aunque el documento sea breve, debe existir, estar actualizado y ser coherente con lo que realmente pasa en tu empresa.
¿Quién elabora el plan en tu empresa?
El propio empresario
En microempresas sin actividades del anexo I. Necesita formación en prevención y contratar fuera la vigilancia de la salud.
Trabajador designado
Una persona de la plantilla con formación adecuada asume la gestión preventiva. Habitual en pymes medianas.
Servicio de prevención ajeno
La opción más común en Mallorca: una entidad acreditada elabora y mantiene la documentación con tu colaboración.
Servicio de prevención propio
Empresas grandes o con actividades peligrosas. Departamento interno con recursos propios.
Sea quien sea quien redacte el documento, la responsabilidad de que la prevención funcione es de la empresa. Un plan hecho por el servicio ajeno sin tu participación suele quedarse en el cajón. Dedícale tiempo: la información sobre cómo se trabaja de verdad en tu negocio la tienes tú.
Cómo ponerlo en marcha paso a paso
Decide la modalidad preventiva
Según tu plantilla y actividad: asunción propia, trabajador designado o servicio ajeno. Anótalo en el plan.
Describe tu empresa tal cual es
Centros, puestos, turnos, temporada alta y baja, equipos, productos químicos. Cuanto más real, más útil será todo lo demás.
Evalúa los riesgos por puesto
Con el servicio de prevención o con Prevencion10.es. Incluye los riesgos psicosociales y los de la temporada.
Planifica las medidas
Cada riesgo relevante debe tener una medida, un responsable, un plazo y un coste. Aquí entra la formación de cada puesto.
Prepara las emergencias
El artículo 20 de la LPRL te obliga a analizar las situaciones de emergencia y designar personal formado en primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.
Comunica, forma y revisa
Explica el plan a la plantilla, forma a cada persona en su puesto y revisa el documento al menos cuando cambie algo importante en la empresa.
¿Qué documentación debes conservar?
El artículo 23 de la LPRL obliga a tener a disposición de la autoridad laboral el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación preventiva, los resultados de los controles periódicos de las condiciones de trabajo, la práctica de los controles de salud y la relación de accidentes y enfermedades profesionales con baja superior a un día. A esto suma los certificados de formación de cada trabajador y las autorizaciones para el uso de equipos.
Ten esta documentación ordenada y localizable. Cuando la Inspección de Trabajo visita una empresa, es lo primero que pide.
Errores habituales en pymes
- Tener un plan genérico que no menciona la temporada, los fijos discontinuos ni los picos de trabajo.
- No actualizar la evaluación tras una reforma, un cambio de maquinaria o la apertura de una terraza.
- Olvidar la coordinación de actividades empresariales (artículo 24 de la LPRL) cuando entran contratas en tu centro: limpieza externa, mantenimiento, animación.
- Contratar la formación sin relación con los riesgos evaluados.
- No designar ni formar al personal de emergencias y primeros auxilios.
¿Tu plan de prevención se cumple en la práctica?
Formamos a tu plantilla según los riesgos de cada puesto para que tu plan de prevención se cumpla de verdad, con bonificación a través de FUNDAE.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el plan de prevención si tengo un solo trabajador?
Sí. El artículo 16 de la Ley 31/1995 obliga a toda empresa con trabajadores a integrar la prevención mediante un plan. Con una plantilla tan pequeña puedes hacerlo de forma simplificada y, si no desarrollas actividades del anexo I, asumir tú mismo la prevención.
¿Cada cuánto hay que actualizar el plan de prevención?
La ley no fija un plazo general. Debe revisarse cuando cambien las condiciones de trabajo, la organización, la plantilla o los equipos, y cuando se detecten daños a la salud. Una revisión anual es una buena práctica.
¿El plan de prevención es lo mismo que el plan de emergencias?
No. El plan de emergencias, o las medidas de emergencia del artículo 20 de la LPRL, es una parte del sistema preventivo. El plan de prevención es el documento general que organiza toda la prevención de la empresa.
