El cuadrante de turnos del hotel se hace a mano en una hoja que solo entiende quien la creó. El control de costes de la obra vive en un archivo con veinte pestañas que nadie se atreve a tocar. La lista de clientes de la tienda tiene duplicados y teléfonos en tres formatos. Si te suena, tu oficina no tiene un problema de software: tiene un problema de formación.
Excel sigue siendo la herramienta central de la administración de una pyme, y la diferencia entre usarlo como una libreta y usarlo como lo que es se mide en horas cada semana. Te contamos cómo saber el nivel real de tu equipo, qué curso elegir, qué otras herramientas de oficina conviene añadir y cómo bonificarlo todo con el crédito de FUNDAE.
¿Por qué Excel sigue mandando en la oficina de una pyme?
Porque está en todos los ordenadores, porque el programa de gestión, la gestoría y el banco exportan a Excel, y porque resuelve el 90 % de lo que una oficina pequeña necesita: listas, cálculos, cuadros de mando y comparativas. Un programa de gestión a medida cuesta dinero y tiempo de implantación; una persona que domine Excel resuelve el mismo problema el mismo día.
El problema es que casi nadie lo ha aprendido de forma ordenada. Se aprende copiando la hoja del compañero, y así se heredan los errores: referencias que se rompen, sumas que no incluyen la última fila, fechas que son texto. La formación ordena eso.
¿Qué nivel tiene tu equipo?
Cómo situar a cada persona
| Nivel | Sabe hacer | Le falta | Curso que encaja |
|---|---|---|---|
| Usuario básico | Escribir datos, sumar con el botón, dar formato, imprimir | Fórmulas que se actualizan, referencias fijas, listas ordenadas y filtradas, gráficos | Excel inicial (30 h) |
| Usuario habitual | Fórmulas sencillas, filtros, gráficos básicos, alguna función como SI o BUSCARV | Tablas dinámicas, funciones combinadas, validación de datos, formato condicional, proteger hojas | Excel avanzado (40 h) |
| Usuario avanzado | Tablas dinámicas, funciones de búsqueda, plantillas para el resto de la oficina | Automatizar tareas repetitivas, consolidar datos de varias fuentes, análisis con ayuda de IA | Excel avanzado más IA aplicada a la oficina |
Una prueba de diez minutos con tres tareas reales de tu oficina, por ejemplo hacer una suma que no se rompa al añadir filas, filtrar una lista y crear un gráfico, sitúa a cada persona sin discusiones. Nosotros la hacemos antes de proponer el curso.
Casos reales de una oficina de Mallorca
Cuadrante de turnos de un hotel
Una hoja que calcula sola las horas de cada persona, avisa cuando se superan las de convenio y se imprime por departamento. Excel inicial bien aprovechado.
Control de costes de obra
Presupuesto frente a coste real por partida, con desviaciones en rojo y una tabla dinámica por obra. Excel avanzado para la administración de una constructora.
Stock de una tienda
Inventario con mínimos, alertas de reposición y una lista de pedido que se genera sola. Formato condicional y funciones de búsqueda.
Conciliación y tesorería
Cruzar el extracto del banco con la facturación exportada del programa de gestión y ver qué falta por cobrar. Funciones de búsqueda y tablas.
Base de clientes limpia
Sin duplicados, con teléfonos en un solo formato y con las columnas que exige el RGPD para saber de dónde salió cada dato. Validación y limpieza de datos.
Informe mensual para gerencia
Una página con ventas, costes y ocupación, que se actualiza al pegar los datos nuevos. Tablas dinámicas y gráficos.
¿Excel inicial o Excel avanzado?
Mira la prueba de nivel, no la antigüedad
Veinte años delante del ordenador no garantizan que las fórmulas se actualicen solas. Quien falla en referencias y listas empieza por el inicial.
Piensa en la tarea, no en el título
Si el objetivo es un cuadrante o un control de caja, con el inicial basta. Si es consolidar datos de varias fuentes o un cuadro de mando, hace falta el avanzado.
Forma en escalera
Inicial para quien lo necesita, avanzado para quien ya lo domina, y que las plantillas las cree quien hizo el avanzado para el resto.
Aplica en el curso
Pide que los ejercicios sean con tus archivos. Un curso de Excel que termina con el cuadrante de turnos hecho ha pagado su tiempo antes de acabar.
¿Y además de Excel?
- Word para documentos profesionales: plantillas de presupuestos, contratos y cartas con estilos, índices y combinación de correspondencia.
- Herramientas Google para trabajar en equipo: hojas compartidas, calendario, formularios para recoger pedidos o inscripciones, documentos con control de cambios.
- Facturación electrónica: la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas prevé la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, con calendario según el reglamento que la desarrolla. Conviene que administración conozca los formatos y los sistemas antes de que llegue el plazo.
- Nóminas y seguros sociales y contabilidad básica, para que la oficina entienda lo que hace la gestoría y detecte errores.
- Inteligencia artificial aplicada a la oficina: resúmenes, borradores y ayuda con fórmulas, con reglas claras sobre qué datos no se pueden introducir.
¿Se puede bonificar un curso de Excel?
La ofimática es formación programada por la empresa: está relacionada con el puesto de cualquier persona de administración, recepción o tienda, y se financia con el crédito de FUNDAE. Los cursos de Excel inicial y avanzado se imparten en teleformación, con tutor, ejercicios corregidos y registro de actividad, que es lo que FUNDAE exige para bonificarlos. Existen también en modalidad a distancia, con material y seguimiento, pero esa modalidad no se bonifica en la formación programada: si la prefieres, se contrata como formación privada. En cualquier caso, las 30 o 40 horas se reparten dentro de la jornada a lo largo de varias semanas, sin dejar la oficina sin nadie.
Si dudas entre modalidades, en ventajas del e-learning para formar a tu plantilla explicamos cuándo encaja cada una. Y si tu equipo necesita una base más amplia, empieza por competencias digitales que necesita tu equipo.
Un curso de ofimática que se comunica a FUNDAE y luego nadie termina se queda sin bonificar. Reserva horas de la jornada para hacerlo y nombra a alguien que lo siga.
Tienes los cursos de Excel inicial y Excel avanzado, y el resto de la ofimática en la sección de administración y ofimática del catálogo.
Mejora la ofimática de tu oficina con bonificación
Hacemos la prueba de nivel a tu equipo de administración, proponemos el curso de Excel adecuado a cada persona, con ejercicios sobre tus propios archivos, y lo bonificamos con FUNDAE.
Preguntas frecuentes
¿Un curso de Excel es bonificable aunque mi empresa sea un restaurante?
Sí, si la persona que lo hace usa Excel en su puesto: administración, encargado que hace cuadrantes, responsable de compras. La relación con la actividad se justifica por las tareas del puesto, no por el sector.
¿Cuánto dura un curso de Excel bonificado?
El inicial es de 30 horas y el avanzado de 40, en teleformación. Se reparten dentro de la jornada a lo largo de varias semanas, a razón de unas pocas horas por semana.
¿Se puede hacer el curso con los archivos de mi empresa?
Sí, y es lo que recomendamos: los ejercicios se adaptan a un cuadrante, un control de costes o un inventario reales, y el participante termina el curso con su herramienta hecha.
¿Mi equipo usa hojas de cálculo de Google, no Excel: sirve el curso?
La lógica de fórmulas, listas, filtros y tablas es la misma. Tenemos un curso de herramientas Google para quien trabaja en ese entorno, y el de Excel se aprovecha en gran parte.
